客栈数字档案的“公开状态”为什么要单独成为一个字段？

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把事实核验进度与资料公开范围分开记录，为照片、口述和文书标明授权、查看对象、期限及变更依据；读者可据此准备一张能解释来源与使用限制的最小档案卡。

“公开状态”回答一份资料现在可以向谁展示、展示哪些部分、何时到期。它与事实是否经过核验分别记录，才能解释同一份照片、口述或文书为何可以保存，却暂不适合放到公开页面。本文是建档方法建议，不提供实体认证、法律认定或本站已建档成果。

事实状态不等于公开状态

核验状态说明材料中的说法检查到哪一步；公开状态说明目前的查看范围。一份资料已经核对来源，仍可能仅限约定人员查看；一段获得展示许可的口述，也不能据此把所有叙述写成已证实事实。

可在同一张档案卡中分开记录四项：事实核验状态、当前公开状态、授权或限制依据、原件保存位置。这样后来补齐事实材料时可以更新核验进度，而不默认扩大公开范围；展示约定发生变化时，也不覆盖原有来源记录。

“公开”“限期公开”“授权可见”“不公开”描述查看范围，“待核验”描述事实、来源或权属的检查进度。两栏可以同时保留，不把待核验直接当成公开许可。

缺少授权或公开依据时，保留当前限制并补充核对任务，不为方便展示提前改成公开。以上标签是本文的方法划分，不表示本站已有对应权限系统。

对照片，分别记录拍摄者或提供方、拍摄时间、画面描述对象、授权范围以及需遮蔽的部分。可以展示门头外观的约定，不自动扩展为公开其中人物、车牌、住址细节或整套原图。

对口述，保留叙述者说明、录制时间、原录音位置、可公开片段和引用方式。录音、文字转写、整理摘要分别标明版本；需要删减或脱敏时记录处理依据，公开页面只用已确定可展示的版本。

资料提交者的同意及其能够说明的权利范围分别记录。遇到第三方内容或约定不清的部分，列出需补的材料和复核角色，不用“资料已收到”代替公开确认。

营业资料记录其形成或取得时间、描述对象和当时适用范围，避免把旧文件展示为当前状态。公开摘要只保留与阅读任务有关且允许展示的字段，原文件的保存与查看范围另行说明。

历史文书同时保留原件、扫描件、转录和整理摘要的关系；注明版本、页码、抄录差异或缺页情况。能够检索转录文字，不等于原件中的所有内容都允许公开或再利用。

一个文件包含不同权限的内容时，记录具体部分和已处理版本；不以整份文件一个“可用”标记掩盖差异。

每次变更记录原状态、新状态、执行时间、依据和负责角色，并说明影响哪个字段、片段或文件版本。事实材料补齐、授权期限变化和发现展示问题是不同原因，分别写清。

限期公开接近到期时按原约定复核；授权范围收窄或需要更正时，调整相应展示和下载入口，保留原件与变更记录。未取得新的依据，就不扩大查看对象或使用范围。

公开说明只写已经执行的变更。计划补充授权或计划建立查询工具，继续标为计划，不提前写成可用服务。

先确定资料编号和描述对象，再填写来源、材料时间与原件位置；随后检查事实核验状态、当前公开范围、授权或限制依据、期限及复核角色，最后记录本次变更。

复核时把页面将展示的字段、摘要与文件逐一对应到允许使用的版本。无法解释来源或使用范围的内容列入待核，保留缺口；不以字段填写数量作为档案已经完整的判断。

可从本站档案字段框架开始，再按资料提交说明准备来源、时间和授权材料。当前公开的是方法与框架，实体档案查询、在线上传和证书核验仍需各自的真实资料与开放条件。

这里借鉴查看范围与使用条件分别说明的思路。本文的字段建议不构成权利许可，也不表示本站采用Europeana全部制度或获得其授权。